Informace o zpracování osobních údajů
- Správce údajů: Městský úřad Žatec
- IČO: 00265781
- Sídlo: nám. Svobody 1, Žatec
- Web: www.mesto-zatec.cz
- Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů:
Bc. Hedvika Hánová, interní auditor, úsek kontroly
hanova@mesto-zatec.cz, + 420 415 736 108, +420 724 431 434
(dále jen „Úřad“)
1. Kdo jsme a proč zpracováváme vaše údaje?
Úřad jako správce je odpovědný za veškerá zpracování Vašich osobních údajů v rámci všech vykonávaných agend.
Jsme úřad s rozšířenou působností, což přináší s sebou určitá vymezení, podpořena mnoha specifickými zákony. Obec s rozšířenou působností vykonává zejména agendy přenesené státní působností.
- evidence obyvatel;
- vydávání cestovních dokladů, osobních dokladů, řidičských průkazů, technických průkazů;
- vydávání živnostenského oprávnění;
- výplata sociálních dávek;
- sociálně právní ochrana dětí;
- péče o osoby v seniorském věku a se zdravotním postižením;
- vodoprávní řízení, odpadové hospodářství a ochrana životního prostředí;
- státní správa na úseku lesů, myslivosti a rybářství;
- doprava a silniční hospodářství (evidence motorových vozidel, silniční a správní úřad, evidence přestupků v silničním provozu, dopravní úřad).
Ochrana osobních údajů je pro nás velmi důležitá, proto vždy postupujeme v souladu s právními předpisy a osvědčenými mezinárodními standardy.
2. Na jakém základě osobní údaje zpracováváme?
Zpracování osobních údajů na základě zákona
Většinu osobních údajů o občanech nebo dalších osobách zpracováváme, protože nám to přímo ukládají zákony či navazující prováděcí předpisy (příklady zákonů jsou uvedeny v samostatné kapitole).
Takto zpracováváme především jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, podpis, údaje o uzavření manželství a další údaje ze žádostí a dalších podání. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci na našem úřadě, případně je předáváme v rámci plnění zákonné povinnosti státním a dalším úřadům a veřejným institucím.
Na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu zpracováváme některé osobní údaje v dalších evidencích, pro informování občanů, pro oceňování jejich jubileí, zajištění některých služeb (poplatky), pro vypořádání veřejného projednání územního plánu a další účely. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci na našem úřadě, v některých oblastech je předáváme i dalším příjemcům (např. v oblasti územního plánu jeho pořizovateli).
Na základě výše uvedeného zpracováváme vaše osobní údaje a v případě, že je to nutné i údaje dalších dotčených osob. Bez zpracování těchto údajů nelze některé služby nebo úkony provést v souladu s platnou legislativou. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů váš zvláštní souhlas.
Zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů
Dalším základem pro zpracování osobních údajů je ochrana vašich či našich práv a zájmů nebo zájmů dalších osob. Pod tento základ spadají následující operace:
- kamerový systém;
- osobní kamery strážníků Městské policie;
- ochrana majetku a osob.
Proti zpracování založenému na oprávněných zájmech je možné podat námitku, kterou přezkoumáme a zhodnotíme, zda dané zpracování splňuje požadavky předpisů. Více o svých právech naleznete dále v tomto dokumentu.
Zpracování osobních údajů na základě právních povinností
Právní předpisy nám v některých případech ukládají povinnost vaše osobní údaje zpracovávat.
Jde zejména o zpracování za účelem:
- uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.);
- plnění dalších právních povinností (např. při zpracování informací v daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti).
Zpracování osobních údajů na základě veřejného zájmu
Plnění úkolů veřejného zájmu:
- investice, rozvoj města a majetek města;
- územní plánování;
- dotační programy;
- turistické informační centrum;
- komunitní plánování.
Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů
Pokud nemáme ke zpracování jiný právní základ (viz výše), provádíme ho s vaším souhlasem. Poskytnutí takového souhlasu je dobrovolné. Souhlas se zpracováním lze kdykoli odvolat. Na předchozí zpracování ale nemá odvolání souhlasu vliv.
S vaším souhlasem můžeme zpracovávat údaje pro tyto účely:
Poskytování služby:
- Mobilní rozhlas
- Informace o dokončení správního řízení
3. Jaké údaje zpracováváme?
Zpracováváme údaje, které potřebujeme k výkonu naší činnosti. Tam, kde je to nezbytné, zpracováváme osobní údaje dalších osob (rodinní příslušníci, příbuzní apod.). Zpracováváme vaše identifikační, popisné a kontaktní údaje nebo osobní údaje, které zjistíme v průběhu zpracování agend.
Kategorie zpracovávaných údajů:
- identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu);
- kontaktní údaje (např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace);
- popisné a sociodemografické údaje;
- údaje zvláštní kategorie (citlivé) pro potřeby sociálního odboru;
- údaje týkající se naší komunikace včetně telefonické komunikace;
- transakční údaje (veškeré platby, výplaty plnění, včetně příslušných platebních informací);
- audio, video záznamy a fotografie;
- podpis.
4. Odkud údaje získáváme?
Osobní údaje získáváme:
- Přímo od Vás.
- Z vlastní činnosti – zjištění při zpracování agend.
- Od jiných osob (správců), pokud je to nezbytné.
5. Komu můžeme údaje předat?
Údaje můžeme předat dodavatelům, které jsme pověřili zajišťováním některých činností a předáváme osobní údaje jen tehdy, pokud je zpracování nezbytné pro výkon dané činnosti a to jen v rozsahu, který je nezbytně nutný. Takové subjekty označujeme za tzv. „zpracovatele“. Spolupracujeme pouze s dodavateli/zpracovateli, kteří jsou důvěryhodní, kvalitní a kteří s námi uzavřeli smlouvu, ve které se zavazují dodržovat legislativu v oblasti ochrany osobních údajů.
Dále předáváme osobní údaje státním institucím a orgánům veřejné moci. Předávání osobních údajů těmto institucím nám ukládá zákon.
Kategorie 1: Státní instituce a úřady (ministerstva, krajské úřady, PČR, ČSSZ, apod.)
Kategorie 2: Dodavatelé a správci IT systémů
Kategorie 3: Dodavatelé jiných služeb (např. správci bytového fondu, pořizovatel územního plánu)
Kategorie 4: Právní společnosti a Exekutoři
Mlčenlivost
Veškeré osoby, které s námi spolupracují, a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení vašich údajů.
6. Kdy můžeme předat údaje do zahraničí?
Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU a Evropského hospodářského prostoru (např. matriky, odbor sociálních věcí, úřadů jiných států). V souladu s právními předpisy můžeme osobní údaje předávat i do zemí mimo EU/EHP, to ale jen v případě zajištění odpovídajícího zabezpečení a doložení záruk, že s nimi bude nakládáno v souladu s právními předpisy.
7. Jak s údaji pracujeme?
Zpracování provádíme manuálně i automaticky pomocí různých softwarových nástrojů a aplikací.
Osobní údaje nejsou předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování.
8. Jak dlouho máme údaje u sebe?
Doba uchování a archivace osobních údajů je závislá na několika faktorech, které se uplatní podle konkrétní situace, ve které jsou osobní údaje zpracovávány. Řídíme se zákonem o archivnictví a spisové službě a směrnicí Spisová služba, archivace a skartace dokumentů. Osobní údaje dále zpracováváme z důvodu ochrany našich nebo vašich práv a zájmů a to po dobu nezbytně nutnou k jejich zajištění nebo výkonu. Lhůty se mohou lišit podle druhu zpracování osobního údaje nebo práva, kterého se údaje týkají. V případě některých dokumentů jsme povinní údaje, které jsou v nich obsažené, uchovávat ve lhůtách stanovených podle obecně závazných právních předpisů (zejm. v oblasti účetnictví, daní, pracovněprávní nebo archivnictví popř. podle zvláštního zákona).
V případě udělení souhlasu probíhá zpracování do odvolání souhlasu, není-li přímo u souhlasu uvedeno jinak. Souhlas můžete kdykoli odvolat a tím zpracování ukončit.
9. Jaká jsou vaše práva?
Ve vztahu ke zpracování vašich osobních údajů můžete využít následující práva:
Právo na informace | Máte právo obdržet informace před zpracováním i během zpracování na vaši žádost. Na žádost vám sdělíme, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a dále, pokud o to požádáte, informace o účelech, kategoriích údajů, příjemcích (kategoriích), době uchování (kritériích), vašich právech včetně možnosti se obrátit na dozorový úřad, zdrojích údajů (pokud nepocházejí od vás), automatizovaném individuálním rozhodování a předávání do třetí země nebo mezinárodní organizace (vhodných zárukách). |
Právo na přístup | Kromě informací o zpracování máte právo na kopii údajů, které jsou o vás zpracovávány. |
Právo na opravu | Správce by měl zpracovávat přesné údaje, při zjištění nesprávnosti údajů máte právo na opravu. |
Právo na výmaz („být zapomenut“) | Máte právo na vymazání svých údajů, ale jen tehdy pokud netrvá jiný právem uznaný důvod pro zpracování, který správce může použít (včetně ochrany svých oprávněných zájmů a práv). |
Portabilita | Máte právo obdržet zpracovávané údaje, které se zpracovávají na základě souhlasu nebo na základě uzavření nebo plnění smlouvy a které jste sami poskytli nebo které přímo vyplývají z vaší činnosti, ve strojově čitelném formátu. Platí jen pro automatizovaně zpracovávané údaje. |
Právo vznést námitku | Platí pro případy zpracování z důvodu veřejného zájmu, který správce zastává, nebo jeho vlastního oprávněného zájmu, včetně přímého marketingu. Máte právo vznést proti takovém zpracování námitku a správce má povinnost takové zpracování posoudit z hlediska splnění všech pravidel podle předpisů. V případě přímého marketingu takové zpracování po vznesení námitky vždy zastaví. |
Právo na odvolání souhlasu | V případě zpracování založeného na vašem souhlasu můžete souhlas kdykoli odvolat |
Právo na omezení | Máte právo na omezení zpracování svých údajů, pokud
|
Automatizované individuální rozhodování | V případě, kdy dochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování, které pro vás má podstatné důsledky (např. by vedlo k neuzavření smlouvy, k zamítnutí výplaty plnění, změně podmínek sjednané služby apod.) máte právo nechat takové rozhodnutí přezkoumat, vyjádřit se k němu a případně ho napadnout. |
Právo obrátit se na dohled, soud | Můžete se obrátit na dohledový úřad (Úřad na ochranu osobních údajů – www.uoou.cz) nebo soud. |
Jak můžete svá práva uplatit?
- e-mailem prostřednictvím formuláře
- poštou – prostřednictví formuláře (ke stažení na internetových stránkách Společnosti
- osobně – prostřednictvím formuláře
- datovou schránkou – prostřednictvím formuláře
Přílohy:
- Žádost subjektu údajů (.docx)
- Přehled vybraných zákonů (.pdf)