Informace o zpracování osobních údajů

• Správce údajů: Městský úřad Žatec
• IČO: 00265781
• Sídlo: nám. Svobody 1, Žatec
• Web: www.mesto-zatec.cz
• Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů: 
  Bc. Hedvika Hánová, interní auditor, úsek kontroly

hanova@mesto-zatec.cz, + 420 415 736 108, +420 724 431 434
(dále jen „Úřad“)

1. Kdo jsme a proč zpracováváme vaše údaje?

Úřad jako správce je odpovědný za veškerá zpracování Vašich osobních údajů v rámci všech vykonávaných agend.

Jsme úřad s rozšířenou působností, což přináší s sebou určitá vymezení, podpořena mnoha specifickými zákony. Obec s rozšířenou působností vykonává zejména agendy přenesené státní působností.

• evidence obyvatel;
• vydávání cestovních dokladů, osobních dokladů, řidičských průkazů, technických průkazů;
• vydávání živnostenského oprávnění;
• výplata sociálních dávek;
• sociálně právní ochrana dětí;
• péče o osoby v seniorském věku a se zdravotním postižením;
• vodoprávní řízení, odpadové hospodářství a ochrana životního prostředí;
• státní správa na úseku lesů, myslivosti a rybářství;
• doprava a silniční hospodářství (evidence motorových vozidel, silniční a správní úřad, evidence přestupků v silničním provozu, dopravní úřad).

Ochrana osobních údajů je pro nás velmi důležitá, proto vždy postupujeme v souladu s právními předpisy a osvědčenými mezinárodními standardy.

2. Na jakém základě osobní údaje zpracováváme?

Zpracování osobních údajů na základě zákona

Většinu osobních údajů o občanech nebo dalších osobách zpracováváme, protože nám to přímo ukládají zákony či navazující prováděcí předpisy (příklady zákonů jsou uvedeny v samostatné kapitole).

Takto zpracováváme především jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, podpis, údaje o uzavření manželství a další údaje ze žádostí a dalších podání. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci na našem úřadě, případně je předáváme v rámci plnění zákonné povinnosti státním a dalším úřadům a veřejným institucím.

Na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu zpracováváme některé osobní údaje v dalších evidencích, pro informování občanů, pro oceňování jejich jubileí, zajištění některých služeb (poplatky), pro vypořádání veřejného projednání územního plánu a další účely. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci na našem úřadě, v některých oblastech je předáváme i dalším příjemcům (např. v oblasti územního plánu jeho pořizovateli).

Na základě výše uvedeného zpracováváme vaše osobní údaje a v případě, že je to nutné i údaje dalších dotčených osob. Bez zpracování těchto údajů nelze některé služby nebo úkony provést v souladu s platnou legislativou. Proto se v tomto případě nevyžaduje ke zpracování údajů váš zvláštní souhlas.

Zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů

Dalším základem pro zpracování osobních údajů je ochrana vašich či našich práv a zájmů nebo zájmů dalších osob. Pod tento základ spadají následující operace:

• kamerový systém;
• osobní kamery strážníků Městské policie;
• ochrana majetku a osob.

Proti zpracování založenému na oprávněných zájmech je možné podat námitku, kterou přezkoumáme a zhodnotíme, zda dané zpracování splňuje požadavky předpisů. Více o svých právech naleznete dále v tomto dokumentu.

Zpracování osobních údajů na základě právních povinností

Právní předpisy nám v některých případech ukládají povinnost vaše osobní údaje zpracovávat.

Jde zejména o zpracování za účelem:

• uchování a archivace údajů dle zákonných požadavků (účetní a daňové předpisy, archivnictví aj.);
• plnění dalších právních povinností (např. při zpracování informací v daňové, účetní nebo jiné administrativní oblasti).

Zpracování osobních údajů na základě veřejného zájmu

Plnění úkolů veřejného zájmu:

• investice, rozvoj města a majetek města;
• územní plánování;
• dotační programy;
• turistické informační centrum;
• komunitní plánování.

Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů

Pokud nemáme ke zpracování jiný právní základ (viz výše), provádíme ho s vaším souhlasem. Poskytnutí takového souhlasu je dobrovolné. Souhlas se zpracováním lze kdykoli odvolat. Na předchozí zpracování ale nemá odvolání souhlasu vliv.

S vaším souhlasem můžeme zpracovávat údaje pro tyto účely:

Poskytování služby:

•  Mobilní rozhlas
•  Informace o dokončení správního řízení

3. Jaké údaje zpracováváme?

Zpracováváme údaje, které potřebujeme k výkonu naší činnosti. Tam, kde je to nezbytné, zpracováváme osobní údaje dalších osob (rodinní příslušníci, příbuzní apod.). Zpracováváme vaše identifikační, popisné a kontaktní údaje nebo osobní údaje, které zjistíme v průběhu zpracování agend.

Kategorie zpracovávaných údajů:

• identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů (např. jméno, příjmení, titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu);
• kontaktní údaje (např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa a jiné obdobné informace);
• popisné a sociodemografické údaje;
• údaje zvláštní kategorie (citlivé) pro potřeby sociálního odboru;
• údaje týkající se naší komunikace včetně telefonické komunikace;
• transakční údaje (veškeré platby, výplaty plnění, včetně příslušných platebních informací);
• audio, video záznamy a fotografie;
• podpis.

4. Odkud údaje získáváme?

Osobní údaje získáváme:

• Přímo od Vás.
• Z vlastní činnosti – zjištění při zpracování agend.
• Od jiných osob (správců), pokud je to nezbytné.

5. Komu můžeme údaje předat?

Údaje můžeme předat dodavatelům, které jsme pověřili zajišťováním některých činností a předáváme osobní údaje jen tehdy, pokud je zpracování nezbytné pro výkon dané činnosti a to jen v rozsahu, který je nezbytně nutný. Takové subjekty označujeme za tzv. „zpracovatele“. Spolupracujeme pouze s dodavateli/zpracovateli, kteří jsou důvěryhodní, kvalitní a kteří s námi uzavřeli smlouvu, ve které se zavazují dodržovat legislativu v oblasti ochrany osobních údajů.

Dále předáváme osobní údaje státním institucím a orgánům veřejné moci. Předávání osobních údajů těmto institucím nám ukládá zákon.

Kategorie 1: Státní instituce a úřady (ministerstva, krajské úřady, PČR, ČSSZ, apod.)

Kategorie 2: Dodavatelé a správci IT systémů

Kategorie 3: Dodavatelé jiných služeb (např. správci bytového fondu, pořizovatel územního plánu)

Kategorie 4: Právní společnosti a Exekutoři

Mlčenlivost

Veškeré osoby, které s námi spolupracují, a které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení vašich údajů.

6. Kdy můžeme předat údaje do zahraničí?

Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU a Evropského hospodářského prostoru (např. matriky, odbor sociálních věcí, úřadů jiných států). V souladu s právními předpisy můžeme osobní údaje předávat i do zemí mimo EU/EHP, to ale jen v případě zajištění odpovídajícího zabezpečení a doložení záruk, že s nimi bude nakládáno v souladu s právními předpisy.

7. Jak s údaji pracujeme?

Zpracování provádíme manuálně i automaticky pomocí různých softwarových nástrojů a aplikací.

Osobní údaje nejsou předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování.

8. Jak dlouho máme údaje u sebe?

Doba uchování a archivace osobních údajů je závislá na několika faktorech, které se uplatní podle konkrétní situace, ve které jsou osobní údaje zpracovávány. Řídíme se zákonem o archivnictví a spisové službě a směrnicí Spisová služba, archivace a skartace dokumentů. Osobní údaje dále zpracováváme z důvodu ochrany našich nebo vašich práv a zájmů a to po dobu nezbytně nutnou k jejich zajištění nebo výkonu. Lhůty se mohou lišit podle druhu zpracování osobního údaje nebo práva, kterého se údaje týkají. V případě některých dokumentů jsme povinní údaje, které jsou v nich obsažené, uchovávat ve lhůtách stanovených podle obecně závazných právních předpisů (zejm. v oblasti účetnictví, daní, pracovněprávní nebo archivnictví popř. podle zvláštního zákona).

V případě udělení souhlasu probíhá zpracování do odvolání souhlasu, není-li přímo u souhlasu uvedeno jinak. Souhlas můžete kdykoli odvolat a tím zpracování ukončit.

9. Jaká jsou vaše práva?

Ve vztahu ke zpracování vašich osobních údajů můžete využít následující práva:

Jak můžete svá práva uplatit?

1. e-mailem prostřednictvím formuláře
2. poštou – prostřednictví formuláře (ke stažení na internetových stránkách Společnosti
3. osobně – prostřednictvím formuláře
4. datovou schránkou – prostřednictvím formuláře

Přílohy:

• Žádost subjektu údajů (.docx)
• Přehled vybraných zákonů (.pdf)